Integritetspolicy
Integritetspolicy
Senast uppdaterad:
Byggnadsföreningen Folkets Hus UPA i Alingsås värnar om din personliga integritet. Du ska känna dig trygg när du kontaktar oss, besöker vår webbplats, hyr lokal av oss, gör en bokningsförfrågan eller på annat sätt lämnar personuppgifter till oss.
Denna integritetspolicy beskriver hur vi behandlar personuppgifter, varför vi behandlar dem, vilken rättslig grund vi stödjer behandlingen på, hur länge uppgifterna sparas och vilka rättigheter du har.
Personuppgiftsansvarig
Personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter är:
Byggnadsföreningen Folkets Hus UPA i Alingsås Organisationsnummer: 764000-0357 Adress: Norra Strömgatan 9, 441 31 Alingsås Telefon: 0322-61 13 09 E-post: [email protected]Vad är personuppgifter?
Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en fysisk person. Det kan till exempel vara namn, adress, telefonnummer, e-postadress, bokningsuppgifter, fakturauppgifter, fotografier eller annan information som du lämnar till oss.
Vår utgångspunkt
Vi behandlar endast personuppgifter när det finns ett tydligt ändamål och en rättslig grund. Vi samlar inte in fler personuppgifter än vad som behövs och vi sparar inte uppgifter längre än nödvändigt.
Vi säljer inte dina personuppgifter till någon tredje part.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vilka personuppgifter vi behandlar beror på din relation till oss. Vi kan behandla följande kategorier av uppgifter:
- Namn
- Adress
- Telefonnummer
- E-postadress
- Organisationsnamn, föreningsnamn eller företagsnamn
- Organisationsnummer eller personnummer, om det behövs för avtal, fakturering eller bokföring
- Bokningsuppgifter, till exempel lokal, datum, tid, arrangemangstyp och särskilda önskemål
- Faktura- och betalningsuppgifter
- Korrespondens med oss
- Uppgifter som du själv lämnar i formulär, e-post eller telefonsamtal
- Tekniska uppgifter vid besök på vår webbplats, till exempel serverloggar, formulärdata, säkerhetsinformation och anonymiserad webbanalys via egenhostad Umami
- Fotografier eller film, om vi fotograferar eller filmar i samband med vår verksamhet
- Uppgifter kopplade till medlemskap, förtroendeuppdrag, styrelsearbete, leverantörsrelationer eller anställning, när sådana uppgifter är relevanta
Vi ber dig att inte lämna känsliga personuppgifter till oss om det inte är nödvändigt. Känsliga personuppgifter kan till exempel vara uppgifter om hälsa, politiska åsikter, religiös övertygelse eller fackligt medlemskap. Om sådana uppgifter ändå lämnas till oss behandlar vi dem endast om det finns lagligt stöd och ett tydligt behov.
Varifrån får vi personuppgifterna?
Vi får normalt personuppgifterna direkt från dig, till exempel när du:
- kontaktar oss via e-post, telefon eller formulär
- skickar en bokningsförfrågan
- hyr lokal av oss
- anmäler dig till nyhetsbrev eller annan information
- deltar i vår verksamhet
- företräder en förening, ett företag, en organisation eller en leverantör
- söker arbete, uppdrag eller lämnar intresseanmälan
- kommunicerar med oss via sociala medier
Vi kan även få uppgifter från offentliga register, exempelvis när vi behöver kontrollera företags- eller föreningsuppgifter inför avtal, fakturering eller administration.
Hur vi behandlar personuppgifter
1. Bokningsförfrågningar och lokalbokningar
När du kontaktar oss för att hyra lokal behandlar vi de personuppgifter som behövs för att kunna hantera din förfrågan, lämna information, administrera bokningen, upprätta avtal, skicka bekräftelser, hantera praktiska frågor och tillhandahålla lokalen.
Det kan till exempel vara namn, kontaktuppgifter, organisation eller företag, önskat datum, lokal, arrangemangstyp, faktureringsuppgifter och övriga uppgifter som du lämnar i samband med bokningen.
Rättslig grund: Behandlingen sker för att kunna vidta åtgärder inför ett avtal eller fullgöra ett avtal med dig. Om bokningen görs av ett företag, en förening eller annan organisation behandlar vi kontaktpersonens uppgifter med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna administrera bokningen och fullgöra avtalet med organisationen.
2. Fakturering, betalning och bokföring
Vid bokningar och andra ekonomiska transaktioner behandlar vi personuppgifter som behövs för fakturering, betalning, redovisning, bokföring och eventuell kravhantering.
Det kan till exempel vara namn, adress, kontaktuppgifter, fakturauppgifter, betalningsstatus, bokningsunderlag och annan information som ingår i räkenskapsinformation.
Rättslig grund: Behandlingen sker för att fullgöra avtal och för att uppfylla rättsliga förpliktelser enligt bokförings- och skattelagstiftning.
Viktigt om radering: Eftersom vi enligt bokföringsregler måste spara räkenskapsinformation kan vissa uppgifter som förekommer i fakturor, bokningsunderlag, betalningsunderlag och bokföring inte raderas förrän lagstadgad bevarandetid har löpt ut.
3. Kontakt, service och allmän kommunikation
När du kontaktar oss via e-post, telefon, formulär eller sociala medier behandlar vi de uppgifter som behövs för att kunna svara på din fråga och hantera ärendet.
Rättslig grund: Behandlingen sker med stöd av berättigat intresse, eftersom vi behöver kunna kommunicera med personer som kontaktar oss. Om kontakten gäller ett avtal eller en bokning kan behandlingen även ske för att vidta åtgärder inför eller fullgöra ett avtal.
4. Nyhetsbrev och information om verksamheten
Om du anmäler dig till nyhetsbrev eller aktivt väljer att få nyheter om vad som händer på Folkets Hus Alingsås behandlar vi de uppgifter som behövs för att skicka sådan information, normalt namn och e-postadress.
Rättslig grund: Behandlingen sker med stöd av ditt samtycke.
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke och avregistrera dig från utskick. När du återkallar ditt samtycke slutar vi skicka utskick som bygger på samtycket.
5. Webbplats, formulär och webbanalys
När du besöker vår webbplats kan viss teknisk information behandlas för att webbplatsen ska fungera, vara säker och kunna förbättras. Det kan till exempel handla om tekniska serverloggar, information om webbläsare, enhetstyp, besökta sidor, ungefärlig geografisk plats på lands- eller regionnivå, hänvisande webbplats och tidpunkt för besöket.
Vi använder egenhostad Umami för webbanalys. Det innebär att vi själva hostar analysverktyget och att analysdatan inte skickas till en extern analystjänst som Google Analytics. Umami används för att förstå hur webbplatsen används, till exempel vilka sidor som besöks, vilka delar av webbplatsen som fungerar bra och vad som kan förbättras.
Umami använder inte cookies för webbanalysen. Vi använder inte heller analysen för att identifiera enskilda besökare, skapa personprofiler eller följa besökare mellan olika webbplatser. Statistiken används endast på sammanställd nivå för att utveckla och förbättra webbplatsen.
Rättslig grund: Behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna tillhandahålla, säkra och förbättra vår webbplats samt förstå hur den används. Eftersom analysen sker utan cookies, utan extern analystjänst och utan syfte att identifiera enskilda besökare bedömer vi att behandlingen innebär ett begränsat integritetsintrång.
Tekniska loggar: Vår webbserver kan behandla tekniska logguppgifter, till exempel IP-adress, tidpunkt, efterfrågad sida och teknisk information om webbläsare. Sådana uppgifter används främst för säkerhet, felsökning och drift av webbplatsen.
Lagring: Analysdata i Umami sparas endast så länge den behövs för statistik och förbättring av webbplatsen. Tekniska serverloggar sparas endast så länge de behövs för drift, säkerhet och felsökning, om inte längre lagring krävs för att utreda säkerhetsincidenter eller rättsliga anspråk.
6. Medlemmar, styrelse, förtroendevalda och kontaktpersoner
Om du är medlem, styrelseledamot, förtroendevald, revisor, suppleant eller annan kontaktperson i vår föreningsverksamhet behandlar vi de uppgifter som behövs för föreningsadministration, kallelser, protokoll, beslutsunderlag, myndighetskontakter och löpande förvaltning.
Rättslig grund: Behandlingen sker med stöd av avtal, rättslig förpliktelse och berättigat intresse, beroende på sammanhang.
7. Leverantörer och samarbetspartners
Om du företräder en leverantör, samarbetspartner, förening, myndighet, organisation eller annan extern part behandlar vi de kontaktuppgifter som behövs för att hantera relationen, beställningar, avtal, leveranser, fakturering och kommunikation.
Rättslig grund: Behandlingen sker med stöd av berättigat intresse, avtal eller rättslig förpliktelse.
8. Fotografier och film
I vissa fall kan vi fotografera eller filma i samband med verksamhet, arrangemang eller dokumentation av våra lokaler. Om bilder eller filmer innehåller identifierbara personer behandlas de som personuppgifter.
Vi publicerar inte bilder där en person tydligt är huvudmotiv utan att ha ett tydligt ändamål och laglig grund. Vid särskilda fotograferingar, intervjuer eller marknadsföringsmaterial kan vi be om samtycke.
Rättslig grund: Behandlingen kan ske med stöd av samtycke eller berättigat intresse, beroende på sammanhang och typ av publicering.
9. Rekrytering och uppdrag
Om du söker arbete, praktik, uppdrag eller på annat sätt lämnar en intresseanmälan till oss behandlar vi de uppgifter som behövs för att bedöma din ansökan och kommunicera med dig.
Det kan till exempel vara namn, kontaktuppgifter, CV, personligt brev, referenser och annan information som du själv lämnar.
Rättslig grund: Behandlingen sker för att vidta åtgärder inför ett eventuellt avtal och med stöd av berättigat intresse. Om vi vill spara dina uppgifter för framtida rekryteringar ber vi om ditt samtycke.
När någon annan arrangerar evenemang i våra lokaler
När en extern arrangör hyr våra lokaler ansvarar arrangören normalt själv för personuppgifter som arrangören samlar in om sina deltagare, gäster, anmälda eller biljettköpare. I sådana fall är arrangören normalt personuppgiftsansvarig för den behandlingen.
Folkets Hus Alingsås behandlar i sådana fall i regel bara de personuppgifter som behövs för bokningen, lokalen, avtalet, faktureringen och den praktiska administrationen.
Hur länge sparar vi personuppgifter?
Vi sparar personuppgifter så länge det behövs för det ändamål som uppgifterna samlades in för, eller så länge vi måste spara dem enligt lag.
Som huvudregel gäller följande:
- Bokningsförfrågningar som inte leder till bokning: sparas normalt upp till 12 månader efter avslutad kontakt, om det inte finns skäl att spara dem längre.
- Bokningar, avtal och kundrelationer: sparas så länge det behövs för att administrera bokningen, fullgöra avtalet och hantera eventuella följdfrågor.
- Fakturor, betalningsunderlag och annan räkenskapsinformation: sparas enligt bokföringsregler, normalt i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
- Nyhetsbrev: uppgifter sparas tills du avregistrerar dig eller återkallar ditt samtycke.
- Rekryteringsuppgifter: sparas under rekryteringsprocessen och därefter endast så länge det behövs för att hantera eventuella rättsliga anspråk. För framtida rekryteringar sparas uppgifter bara om du har samtyckt till det.
- Föreningshandlingar, protokoll och uppgifter om förtroendevalda: sparas så länge det behövs för föreningens förvaltning, rättsliga skyldigheter, historik och dokumentation.
När uppgifterna inte längre behövs raderas eller anonymiseras de.
Vilka kan få del av personuppgifterna?
Endast personer som behöver uppgifterna för sitt uppdrag eller arbete får tillgång till dem. Det kan till exempel vara anställda, styrelseledamöter, behöriga uppdragstagare eller administrativ personal.
Vi kan också dela personuppgifter med:
- IT-, webb- och driftsleverantörer, till exempel leverantörer som hjälper oss med webbplats, webbhotell, serverdrift, säkerhet och teknisk support
- leverantörer av e-post, formulär, bokningsadministration, ekonomi- och fakturatjänster
- redovisningskonsult, revisor, bank eller betalleverantör
- myndigheter, om vi är skyldiga enligt lag
- juridiska ombud, försäkringsbolag eller inkassopart, om det behövs för att hantera rättsliga anspråk eller obetalda fakturor
- samarbetspartners eller leverantörer när det är nödvändigt för att genomföra en bokning eller leverera en tjänst
När en leverantör behandlar personuppgifter för vår räkning ska behandlingen ske enligt våra instruktioner och med lämpliga säkerhetsåtgärder.
Överföring utanför EU/EES
Vår utgångspunkt är att personuppgifter ska behandlas inom EU/EES. Om personuppgifter skulle överföras till ett land utanför EU/EES säkerställer vi att det finns lagligt stöd och lämpliga skyddsåtgärder enligt dataskyddslagstiftningen.
Säkerhet
Vi arbetar för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, missbruk, ändring och otillåten spridning.
Det gör vi bland annat genom att begränsa åtkomsten till personuppgifter, använda behörighetsstyrning, hantera uppgifter i skyddade system och ha rutiner för lagring, gallring och radering.
Dina rättigheter
Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Du har också rätt att begära:
- tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig
- rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter
- radering av uppgifter, när det finns rättsliga förutsättningar för det
- begränsning av behandling
- invändning mot behandling som bygger på berättigat intresse
- dataportabilitet, när behandlingen bygger på samtycke eller avtal och sker automatiserat
- återkallelse av samtycke, om behandlingen bygger på samtycke
Observera att vissa rättigheter kan vara begränsade, till exempel när vi måste spara uppgifter enligt bokföringsregler eller annan lagstiftning.
Om du vill utöva dina rättigheter kontaktar du oss på:
Vi kan behöva be dig att styrka din identitet innan vi lämnar ut uppgifter eller genomför en begäran.
Klagomål
Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, som är tillsynsmyndighet för dataskydd i Sverige.
Ändringar i denna policy
Vi kan komma att uppdatera denna integritetspolicy. Den senaste versionen ska alltid finnas tillgänglig på vår webbplats.